Přehled

Task Manager je systém pro správu úkolů na všech zařízeních, určený pro týmy řídící komplexní projekty. Spojuje správu lidských úkolů s AI agenty, kteří automatizují opakující se práci jako psaní zpráv, překlady a komunikaci s partnery.

Hlavní funkce

• Správa úkolů — Vytvářet, přidělovat, sledovat a dokončovat úkoly s prioritami a termíny
• AI agenti — 13 specializovaných agentů, kteří automaticky zpracovávají úkoly (zprávy, překlady, e-maily, kontroly kvality)
• Projekty — Kanban nástěnky, milníky, sledování rozpočtu, partnerské portály
• Řetězové workflow — Vícekrokové procesy, kde agenti předávají práci mezi sebou
• E-mailové koncepty — Agenti připraví koncept e-mailu k vaší kontrole před odesláním
• Sledování nákladů — Sledujte náklady na zaměstnance, náklady na agenty a návratnost investic

Komponenty systému

První kroky

Po prvním přihlášení pomocí účtu Google uvidíte úvodní průvodní prohlídku. Zde je, co dělat:

1. Vytvořte svůj první úkol — Klikněte na „+ Nový úkol" a popište, co potřebujete udělat
2. Prozkoumejte zobrazení — Přepínejte mezi Moje úkoly, Delegované, Blokované a Po termínu
3. Vyzkoušejte Průvodce agentem — Klikněte na „Navrhnout agenta" a prozkoumejte možnosti automatizace procesů
4. Prohlédněte si projekty — Podívejte se na projektové nástěnky a milníky

Navigace

Hlavní navigační lišta obsahuje:

Vytvoření úkolu

Klikněte na „+ Nový úkol" pro otevření formuláře pro vytvoření úkolu.

Povinná pole

• Název — Jasný, akční popis toho, co je třeba udělat

Volitelná pole

• Popis — Podrobné instrukce (podporuje Markdown)
• Priorita — Nízká, Střední, Vysoká, Kritická
• Přiřazení — Lidé nebo AI agenti. Hledejte podle jména, filtrujte podle týmu.
• Termíny — Měkký (cílový) a tvrdý (nepřekročitelný) termín
• Štítky — Kategorizace úkolů (např. „EU projekt", „Pilné")
• Tým — Přiřaďte k týmu pro snazší filtrování
• Složitost — Rychlý / Standardní / Pokročilý (ovlivňuje, jaký AI model se použije)
• Výstupní formát — MD / PDF / DOCX (pro výstup agenta)

Ze šablony

Klikněte na „Ze šablony" pro předvyplnění formuláře uloženou šablonou. Dostupné šablony: Návaznost na schůzku, Kontrola EU výstupů, Tvorba obsahu, Komunikace s partnery, Finanční zpráva.

Zobrazení a filtry

Pomocí panelu filtrů můžete zúžit výběr podle: stavu, priority, týmu, štítku, projektu nebo hledaného textu. Přepněte „Skrýt hotové" pro skrytí dokončených úkolů.

Export

Klikněte na tlačítko Export pro stažení filtrovaného seznamu úkolů ve formátu CSV nebo Excel.

Detail úkolu

Kliknutím na libovolný úkol otevřete modální okno s detailem. Můžete:

• Upravit název a popis — Klikněte pro úpravu přímo na místě
• Změnit stav — Klikněte na stavový štítek pro přepnutí (Nový, Rozpracovaný, Blokovaný, V kontrole, Hotový)
• Změnit prioritu — Klikněte na štítek priority
• Delegovat — Přiřaďte jinému člověku nebo AI agentovi s volitelnou zprávou
• Vytvořit návazný úkol — Vytvořte nový úkol na základě tohoto
• Převzít — Přiřaďte se k nepřiřazenému úkolu
• Komentovat — Přidejte komentáře viditelné všem přiřazeným
• Nahrát soubory — Přiložte soubory nebo odkazy
• Spravovat podúkoly — Odškrtávejte dílčí položky
• Ohodnotit výstup agenta — Palec nahoru/dolů u dokončené práce agenta
• Stáhnout výsledky — Stáhněte výstup agenta jako .md nebo .txt

Šablony

Šablony úkolů předvyplní formulář pro vytvoření úkolu běžně používaným vzorem. Dostupné šablony:

• Návaznost na schůzku — Šablona akčních bodů s kontrolním seznamem
• Kontrola EU výstupů — Šablona kontroly kvality pro projektové výstupy
• Tvorba obsahu — Šablona pro diseminační obsah
• Komunikace s partnery — Šablona konceptu e-mailu pro partnery
• Finanční zpráva — Šablona finančního přehledu za období

Řetězové workflow

Řetězové workflow umožňují více agentům (nebo lidem) pracovat na úkolu postupně. Každý krok závisí na tom předchozím.

Jak to funguje

1. Vytvořte úkol a povolte „Řetězové workflow"
2. Přidejte kroky s přiřazením (lidé nebo agenti) a instrukcemi
3. Nastavte závislosti — které kroky musí být dokončeny před zahájením dalšího
4. První krok se aktivuje okamžitě. Po jeho dokončení se aktivují návazné kroky.
5. Každý agent čte výstup předchozího kroku z komentářů úkolu.

Člověk v procesu

Kroky řetězce mohou být nastaveny na typ human_review nebo human_approval. Tyto kroky pozastaví řetězec a upozorní přiřazeného člověka, aby zkontroloval výstup agenta před pokračováním.

Příklad řetězce

Meeting Processor → Report Writer → QC Reviewer → Translation → Dissemination

Každý agent navazuje na výstup předchozího a vytváří kompletní workflow od surového přepisu schůzky až po publikované příspěvky na sociálních sítích.

Opakující se úkoly

Úkoly mohou být nastaveny na automatické opakování. Vzor opakování (denně, týdně, měsíčně) nastavte při vytváření úkolu. Systém automaticky vytváří nové instance prostřednictvím hodinového plánovače.

Schvalování

Některé úkoly vyžadují schválení před označením jako hotové. Stránka /approvals zobrazuje všechny nevyřízené žádosti o schválení.

• Požádejte o schválení z detailu úkolu
• Schvalovatel vidí žádost na stránce schvalování a v notifikacích
• Schvalte nebo zamítněte s volitelným komentářem

Projekty a Kanban

Projekty sdružují související úkoly s vizuálními nástroji pro organizaci.

Zobrazení

• Nástěnka — Kanban nástěnka s vlastními sloupci. Kliknutím přesunete úkoly mezi sloupci.
• Seznam — Klasický seznam úkolů filtrovaný na tento projekt
• Milníky — Ukazatele průběhu pro projektové milníky
• Rozpočet — Sledování rozpočtu se správou výdajů

Vytváření projektů

Přejděte do Projekty → „+ Nový projekt". Můžete začít ze šablony nebo vytvořit od nuly. Nastavte barvu, tým a volitelně nadřazený projekt pro hierarchii.

Milníky

Milníky jsou časově ohraničené cíle v rámci projektu. Každý milník má cílové datum a zobrazuje průběh na základě navázaných úkolů.

Sledování rozpočtu

Každý projekt může mít rozpočet (v CZK). Sledujte výdaje podle kategorií:

Sledovač rozpočtu zobrazuje ukazatel průběhu, rozpad podle kategorií a poslední výdaje. Výdaje přidávejte přímo ze záložky Rozpočet.

Partnerský portál

Sdílejte pohled na projekt pouze pro čtení s externími partnery — bez nutnosti přihlášení.

1. Admin vytvoří sdílecí odkaz v nastavení projektu
2. Pošlete odkaz partnerům (např. partnerům EU projektu)
3. Partneři vidí souhrnný pohled: stav projektu, milníky a průběh úkolů

Jak AI agenti fungují

AI agenti jsou automatizovaní pracovníci, kteří zpracovávají úkoly, které jim jsou přiřazeny. Automaticky kontrolují novou práci a zahajují zpracování v krátkém časovém intervalu.

13 agentů

Postup práce agenta

1. Vytvoříte úkol a přiřadíte ho agentovi
2. Agent si ho automaticky vyzvedne
3. Zpracuje úkol pomocí AI
4. Výsledek zveřejní jako komentář k úkolu
5. Vy zkontrolujete výstup a stáhnete ho (.md, .txt nebo zkopírujete)

Přehled agentů

Stránka /agents zobrazuje reálná data o nákladech z logů použití agentů:

• Dokončené úkoly — Celkový počet úkolů zpracovaných agenty
• Náklady na agenty — Skutečné náklady na AI API v CZK
• Odhadované úspory — Ve srovnání s manuální lidskou prací
• Návratnost investic — Poměr návratnosti investic (ROI)
• Rozpad po agentech — Náklady, úkoly, chybovost a hodnocení podle agenta

Průvodce návrhem agenta

Stránka /suggest-agent je chatový průvodce, kde popíšete manuální proces. AI se vás zeptá na:

1. O jaký proces se jedná
2. Co ho spouští
3. Jak často probíhá
4. Kdo ho dělá (jménem) a kolik mu to zabere času

Následně vypočítá návratnost v CZK — ukáže současné náklady na zaměstnance vs. odhadované náklady na agenta — a vytvoří úkol typu „agent-request" pro admina ke kontrole.

Konfigurace agentů Admin

Na stránce /admin/agent-config mohou admini konfigurovat každého agenta:

• Stav — Aktivní, Pozastavený nebo Deaktivovaný
• Schopnosti — Co agent může dělat (číst úkoly, zapisovat úkoly, psát koncepty e-mailů, odesílat e-maily, přistupovat na Drive apod.)
• Režim e-mailu — Pouze koncept, Odeslání se schválením nebo Přímé odeslání
• Poskytovatel modelu — Výběr poskytovatele AI, kterého agent používá
• Limity — Max úkolů/e-mailů/API volání za den
• E-mailové domény — Povolené a blokované e-mailové domény

E-mailové koncepty

Když agenti píšou koncepty e-mailů, objeví se na stránce /drafts k vaší kontrole.

Životní cyklus konceptu

1. Čekající — Agent vytvořil koncept, čeká na vaši kontrolu
2. Úprava — Můžete upravit předmět, tělo zprávy a přílohy
3. Schválit a odeslat — Odešle e-mail přes Gmail
4. Zamítnout — Zamítnete s uvedením důvodu (agent je informován)

Hodnocení výstupů agentů

Když agent dokončí úkol, můžete jeho výstup ohodnotit palcem nahoru/dolů. To pomáhá sledovat kvalitu agentů v čase. Hodnocení jsou viditelná na Přehledu agentů a na stránce Zdraví agentů.

Uživatelé a role Admin

Pozvání uživatelů

Administrace → záložka Uživatelé → „+ Pozvat uživatele". Zadejte e-mail, jméno, roli a přiřazení k týmu.

Role

Týmy Admin

Týmy sdružují lidi a agenty pro organizaci. Aktuální týmy: Škola, Podnikání, Experience Lab, Marketing, Finance, Provoz.

Kartičky týmů zobrazují počet lidí a agentů odděleně. Klikněte pro zobrazení členů, přidání nebo odebrání.

Náklady na zaměstnance Admin

Administrace → záložka Náklady. Nastavte hodinové sazby pro každého člověka pro výpočet návratnosti investic.

K dispozici jsou tři výchozí úrovně (Senior, Mid, Junior). Můžete nastavit vlastní sazby pro každého člověka. Tyto sazby používá Průvodce návrhem agenta pro výpočet návratnosti.

Klikněte na „+ Přidat osobu" pro přidání osoby, která ještě není v systému, s rolí, týmem a nákladovou úrovní.

Bezpečnostní pravidla Admin

Na stránce /admin/security admini konfigurují globální pravidla, která platí pro všechny agenty (nebo konkrétní agenty):

API klíče Admin

API klíče ověřují AI agenty a externí služby. Každý klíč má specifické oprávnění (scopes).

Administrace → záložka Agenti → Vygenerovat API klíč. Surový klíč se zobrazí pouze jednou — okamžitě si ho uložte.

Reference schopností agentů

Každý agent může od admina dostat konkrétní schopnosti. Ty určují, co agent smí dělat:

Tipy a triky

• Kliknutím upravíte — Názvy a popisy úkolů můžete upravovat přímo na místě
• Hlasový vstup — Použijte tlačítko mikrofonu pro vytvoření úkolu hlasem (česky nebo anglicky)
• Stažení výsledků — Výstupy agentů mají tlačítka .md, .txt a kopírování
• Rychlé akce — Detail úkolu zobrazuje kontextové návrhy akcí
• Přehled aktivity — Dashboard zobrazuje nedávnou aktivitu týmu ve spodní části
• Vedoucí dashboard — /executive zobrazuje KPI kartičky a grafy trendu
• Zobrazení vytíženosti — /workload ukazuje, kdo má kolik úkolů
• Zdraví agentů — /agent-health ukazuje, kteří agenti jsou aktivní a jejich skóre kvality